Vous souhaitez maintenir l’efficacité et la compétitivité de votre parc d’imprimantes ? L’utilisation d’un outil de gestion des impressions performant est capitale pour atteindre cet objectif. La question est : « votre solution d’impression est-elle adaptée à votre activité ? ». Découvrez comment détecter ou vérifier les signes d’une obsolescence imminente ou prochaine.
Pourquoi utiliser une solution d’impression obsolète est-il néfaste ?
Utiliser un logiciel de gestion de l’impression qui soit en adéquation avec l’époque est une nécessité pour plusieurs raisons.
Sans une solution d’impression moderne, vous encourez les risques suivants :
- Baisse de la productivité : Un logiciel obsolète est plus lent et moins fiable, ce qui peut entraîner des retards dans les travaux d’impression.
- Coûts de maintenance élevés : Les réparations fréquentes et le remplacement de pièces peuvent coûter cher.
- Qualité d’impression médiocre : Un logiciel peu performant va imprimer des impressions de qualité inférieure, ce qui peut nuire à l’image de l’entreprise.
- Sécurité compromise : Les vulnérabilités ou les failles de sécurité non corrigées exposent les données sensibles et confidentielles.
D’où l’intérêt d’une solution logicielle moderne et fiable pour gérer votre parc d’impression.
Quels sont les signes d’une solution d’impression obsolète ?
Pour déterminer si la solution logicielle que vous utilisez est toujours performante ou non, posez-vous les questions suivantes :
La solution d’impression reçoit-elle toujours des mises à jour ?
Les mises à jour sont cruciales pour les solutions logicielles, elles garantissent le bon fonctionnement de l’outil. Chaque nouvelle mise à jour vient apporter au logiciel une amélioration en termes de performance. Les utilisateurs profitent de nouvelles fonctionnalités qui optimisent l’efficacité opérationnelle et permettent de gagner du temps. Ajoutez à cela des correctifs de sécurité essentiels à la protection des données sensibles. Si votre solution d’impression ne bénéficie plus de mise à jour, prenez des mesures pour éviter les risques liés à l’obsolescence. Investissez dans un logiciel d’impression performant et qui bénéficie de mises à jour régulières.
Le logiciel est-il compatible avec les outils actuels ?
Une solution d’impression est obsolète si elle ne peut prendre en charge les dernières technologies. Si vous utilisez un ancien modèle de logiciel de gestion des impressions, il sera incompatible avec les systèmes d’exploitation et les périphériques d’impression moderne. Or, c’est justement cette situation qu’il faut éviter, car elle peut causer des erreurs de fonctionnement et une perte de productivité. Aujourd’hui, la technologie évolue rapidement, proposant des nouveautés tous les 5 ou 10 ans. Il est donc essentiel de se familiariser avec les dernières avancées technologiques de votre domaine pour maintenir et améliorer les performances de votre parc d’impression.
Les fonctionnalités du logiciel sont-elles toujours pertinentes ?
Un bon outil de gestion de l’impression doit proposer des fonctionnalités utiles pour mener à bien les travaux d’impression. Si ce n’est pas le cas, la solution d’impression peut être considérée comme obsolète ou inadéquate, bien qu’elle soit récente. En effet, l’erreur à ne pas faire est de s’encombrer d’un outil doté de fonctionnalités superflues. Comme disait De Vinci : la simplicité est le comble de la sophistication ». Privilégiez un outil de gestion qui permet d’automatiser les tâches d’impression chronophages et de simplifier les processus métier.
La solution d’impression est-elle conviviale ?
La convivialité est un critère qui est souvent mis de côté lorsqu’il faut choisir une solution de gestion de l’impression. Et pourtant, il s’agit là d’un critère primordial, car plus l’outil est convivial, plus il est facile à utiliser. C’est pourquoi la majorité des solutions logicielles modernes proposent des interfaces conviviales afin d’offrir une expérience utilisateur agréable. Qui plus est, un outil facile à utiliser minimise les erreurs de manipulation et réduit la durée de formation des utilisateurs. Ainsi, assurez-vous que la solution d’impression offre une expérience utilisateur fluide afin d’optimiser l’efficacité et la satisfaction des collaborateurs.
Le logiciel possède-t-il un haut niveau de sécurité ?
Depuis des années, les imprimantes et autres périphériques d’impression sont considérés comme les maillons faibles de la sécurité informatique. Bien que ces appareils disposent de protocoles de sécurité, cela ne suffit pas à garantir une protection optimale. D’où l’intérêt de renforcer la sécurité d’impression avec une solution logicielle qui offre des fonctionnalités avancées. Un logiciel de qualité doit proposer des options telles que l’authentification des utilisateurs, le cryptage de données et la gestion des droits d’accès. Familiarisez-vous avec les normes de sécurité en vigueur pour protéger vos données d’impression contre les menaces potentielles.
Y a-t-il un service client ou un support technique disponible ?
Que faire lorsqu’un problème inconnu génère un dysfonctionnement ou une panne du logiciel ? Si vous n’avez pas un responsable informatique expérimenté dans le domaine à disposition, un service client ou un support technique est indispensable. En effet, l’aide d’un service client réactif et compétent peut faire toute la différence lorsque vous faites face à un problème technique complexe. Cela permet de résoudre le problème rapidement, de réduire le temps d’arrêt et d’assurer la continuité de l’activité d’impression. Aussi, assurez-vous que le fournisseur du logiciel dispose d’un service client ou d’un support technique accessible en cas d’urgence.
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