La gestion email est une tâche extrêmement chronophage. De plus, si ce processus est mal piloté, il peut impacter sur votre production quotidienne. Ainsi, il est nécessaire de respecter certaines règles quant à son organisation pour faciliter votre travail. Pour vous aider à bien gérer vos messagerie, vous trouverez dans cet article quelques conseils pour réussir!
Consulter ses mails ponctuellement
Lorsque vous êtes en train de travailler, ne vous laissez surtout pas déconcentrer par un mail. En perdant du temps dans la gestion email, vous risquez de perdre en productivité. Ainsi, pensez à désactiver les notifications d’email sur votre Smartphone.
Si possible, ouvrez votre boîte mail ponctuellement, c’est-à-dire à des moments précis de la journée. Par exemple, avant de déjeuner ou lorsque vous finissez une tâche.
Se désinscrire des newsletters
La meilleure solution pour gagner en efficacité dans la gestion email, c’est bien évidemment d’en recevoir moins. Pour ce faire, désinscrivez-vous des newsletters et des publicités qui ne vous intéressent plus. En bas de ces mails promotionnels, vous retrouverez souvent des liens pour vous désinscrire. Le désabonnement s’effectue seulement en quelques clics.
Effectuer du tri dans la gestion email
Dans la gestion email, il est important d’analyser minutieusement chaque courrier que vous recevez. N’hésitez pas à supprimer les messages qui ne vous servent plus.
Vous pouvez également créer une autre adresse que vous pourrez utiliser pour faire vos inscriptions et recevoir vos contenus. Ainsi, vous pourrez considérablement alléger votre boîte mail professionnelle. Ce dernier sera uniquement communiqué à vos collaborateurs, vos clients et vos partenaires.
Savoir utiliser les fonctionnalités proposées par les services de messagerie
Pour mener à bien la gestion email, il faut également savoir utiliser les fonctionnalités proposées par les services de messagerie comme Gmail ou Outlook.
Avec Gmail, vous avez à votre disposition un système de libellé. Cette fonction permet de catégoriser clairement vos mails par type. Les courriers reçus seront automatiquement redirigés vers le dossier de votre choix.
Outlook propose également les mêmes options que Gmail en créant des filtres. Ce service de messagerie permet de déplacer automatiquement les messages d’un expéditeur spécifique vers un dossier.
Recourir aux services d’une agence d’externalisation pour la gestion email
Pour une entreprise, la gestion email en interne ne constitue pas toujours la meilleure solution. L’externalisation de ce processus représente une alternative à considérer.
Service de qualité
Pour commencer, externaliser la gestion email permet de bénéficier d’un service de qualité. En déléguant cette tâche à une agence d’externalisation, vous gagnerez en efficacité et en productivité.
Gain de temps
La gestion email demande un temps considérable. Vous serez par exemple amené à consulter un à un les emails, les trier, rédiger des réponses… L’externalisation de ces divers processus vous permet de gagner du temps afin de vous concentrer sur vos principales activités.
L’externalisation de la gestion email permet également de gagner en productivité. Au sein d’une entreprise, la gestion email représente une opération fastidieuse, surtout lors des pics d’activité. À cause de cela, on ignore certains mails. Vous perdez ainsi en réactivité et cela occasionnera des répercussions négatives sur votre entreprise.
Réduction des coûts
Recruter en interne toute une équipe d’opérateurs web peut accroitre grandement votre masse salariale, ce qui risque d’impacter la santé générale de votre entreprise. L’externalisation de ce processus de gestion de messagerie auprès d’une agence externe vous fera éviter des dépenses inutiles. D’ailleurs, si vous souhaitez optimiser encore plus vos dépenses, l’offshoring peut constituer l’alternative idéale. Il s’agit de déléguer ses processus métiers auprès d’une société spécialisée située dans un pays où le coût de la main-d’œuvre est très attractif. On parle notamment de Madagascar, Maurice ou Maroc.
