Comment organiser un voyage en groupe?

Un programme de voyages internationaux pour votre organisation ou votre école peut être un moyen enrichissant de découvrir une autre culture ou un autre environnement et de créer des affinités entre les membres, mais si vous ne l’avez jamais fait auparavant, cela peut sembler écrasant. Ci-dessous, nous décomposons les étapes pour vous montrer à quel point cela peut être facile.

Choisissez un organisateur de voyages

Le voyagiste avec qui vous travaillez peut faire ou défaire votre voyage. Un bon organisateur de voyages aura les contacts locaux et l’expérience pour que tout le processus se déroule sans heurts, et il sera en mesure de gérer tous vos réservations et arrangements au lieu de vous laisser faire le gros du travail.
En choisissant une entité avec laquelle travailler, trouvez-en une qui se spécialise dans le travail avec des clients similaires. Par exemple, si vous représentez une école ou une université, trouvez un prestataire expérimenté avec les groupes académiques, si vous faites partie d’une organisation d’observation des oiseaux, votre fournisseur doit être au courant des besoins des ornithologues amateurs. La recherche de recommandations de pairs ou de collègues est un bon point de départ. D’autres considérations incluent l’expérience de l’entreprise (en particulier dans votre destination préférée, si vous en avez une), leur flexibilité, leur réactivité à la communication et leurs protocoles de sécurité. Plus d’idée ? Le blog voyages pourra vous orienter vers la bonne direction et vous aider à trouver les éléments essentiels à ne pas oublier durant le séjour.

Réfléchissez aux détails de votre voyage

C’est la partie amusante, que tout blog voyages vous conseille ! En fonction de vos objectifs, de vos intérêts spécifiques, des dates de voyage et de la destination souhaitées, votre organisateur de voyages devrait être en mesure de vous aider à sélectionner un itinéraire pré-planifié ou à personnaliser l’un des vôtres. Vous devrez prendre en compte les éléments suivants :

• Destination : vous avez peut-être déjà une destination en tête, ou votre agence de voyage peut vous aider à décider en fonction de vos autres critères.
• Choses que vous souhaitez voir ou vivre : il peut s’agir d’espèces particulières, d’écosystèmes, d’activités culturelles ou d’occasions d’apprentissage.
• Durée du voyage.
• Type d’hébergement (rustique, luxueux ou autre).
• Budget.
• Nombre des personnes composant du groupe
• Niveau d’activité physique

Il est également utile de réfléchir à vos objectifs ou aux résultats souhaités pour le voyage. Si vous dirigez un groupe d’étudiants, quels objectifs académiques avez-vous ? Et si votre programme fait partie de votre programme d’études.

Concentrez-vous dans le vif du sujet

Une fois que vous avez décidé d’un itinéraire pour répondre aux besoins de votre groupe, vous devrez définir la logistique de l’inscription, des paiements et des conditions générales. Certains prestataires de voyage gèrent tous les détails de l’inscription pour vous, tandis que d’autres peuvent s’attendre à ce que vous gériez la collecte des informations d’enregistrement et les paiements de vos voyageurs.
Maintenant, contactez les voyageurs pour participer au voyage. En effet, il est maintenant temps de faire connaître votre voyage et de commencer à inscrire des voyageurs ! Si vous êtes le représentant d’une organisation, vous aurez souvent un public intégré auquel vous pouvez vous adresser, que ce soit par une liste de diffusion par courrier électronique, les médias sociaux, des séances d’information, la distribution de dépliants ou des affiches suspendues, faire de la publicité ou créer un site Web spécialement pour votre voyage. Si vous souhaitez garder votre groupe petit pour une expérience plus intime, vous souhaiterez peut-être limiter les personnes que vous invitez, et peut-être même exiger un processus de candidature. Inversement, si vous voulez un plus grand groupe de voyageurs (pour faire baisser les coûts, par exemple), vous pourriez envisager de jeter un filet plus large en vous associant à d’autres écoles ou organisations ou en invitant des membres de votre communauté locale.