La digitalisation des dossiers de suivi administratif

De nombreuses données liées à la gestion administrative des compétences, au suivi des recrutements et de la rémunération sont traitées au sein d’une société. Pour un meilleur suivi, les employeurs créent des dossiers pour chacun de leurs employés. Focus sur l’optimisation du suivi administratif des dossiers des employés.

Dossier du personnel, c’est quoi exactement ?

Le dossier du personnel désigne un ensemble de documents. Le gestionnaire du personnel et les ressources humaines en ont besoin pour le suivi des salariés. Grâce à ce document, il est possible d’organiser la gestion des talents de façon optimale.

Le dossier de chaque employé est conservé de manière confidentielle. En général, il est sous forme de papier ou numérique. S’ils sont en papier, les composants sont souvent archivés dans une pochette ou dans un classeur. Les documents sont regroupés pour constituer le dossier du salarié. Ils vont être bien classés selon cet ordre :

• les données concernant l’embauche ;
• les fiches de paie ;
• les formations professionnelles ;
• les documents liés aux absences et aux congés ;
• l’identité du salarié ;
• la protection sociale ;
• les justificatifs pour les employés partant à la retraite ;
• le type de contrat de travail (CDI, CDD).

Que comporte un dossier de salarié ?

Tous les employeurs gardent les informations sur l’identité de leurs employés dans le dossier de salarié. Il peut contenir d’autres documents sur leur emploi respectif dans l’entreprise dont :

• le rapport sur l’entretien hebdomadaire ;
• le document de candidature ;
• le contrat de travail ;
• les justificatifs prouvant la relation de l’employé avec les organismes sociaux ;
• les résultats des évaluations ou tests ;
• …

Suivi administratif des dossiers du personnel

Au sein de l’entreprise, le suivi administratif présente des avantages non-négligeables dont la création des dossiers du personnel. Elle facilite la gestion administrative tout en repérant les irrégularités d’un poste. Il sera plus facile de prendre des précautions à l’aide de l’inspection et des analyses des documents du dossier du personnel.

Contrat de travail

Liant juridiquement l’employeur à l’employé, le contrat de travail désigne l’acte engageant l’employé. Rédigé en deux langues comprises par les deux parties, ce contrat récapitule les accords entre les deux. La mention légale liée au Code du travail y est aussi indiquée.

En revanche, il ne doit pas mentionner des clauses interdites par la loi et ne doit pas porter atteinte à la liberté ni être discriminatoire.

Le temps de travail

La durée de travail est importante pour un bon suivi administratif de la gestion du dossier du personnel. Elle assure une productivité optimale. Pour le planning et relevé d’heures, il existe des logiciels spécifiques. À l’aide de ces logiciels de gestion de temps, les ressources humaines peuvent répartir les heures de travail avec efficacité. Ils encouragent le respect des horaires chez les employés.

Les employés font des heures supplémentaires s’ils travaillent plus de 35 heures. Si les conditions imposées par la loi sont respectées, ces heures sont mentionnées sur le bulletin de paie de l’employé. Par contre, si un employé ne complète pas les 35 heures, il travaille à temps partiel.

En fonction du type de contrat, un salarié peut recevoir des indemnités pour les jours fériés. Pour les salariés payés à l’heure, ils ne sont pas rémunérés.

L’inexécution du travail

Un employé n’arrive pas à exécuter son travail à cause de plusieurs motifs. Il y a des congés qui sont payés s’ils sont validés. Pour les absences, ils sont pris en compte dans le suivi administratif à l’aide des informations bien vérifiées.

Les maladies sont notifiées dans le dossier du salarié pour prendre des mesures stratégiques plus tard. Bien qu’ils soient rares, les accidents de travail peuvent mener à une assignation temporaire, à un retour effectif à son emploi ou à un retour progressif.

Pour les femmes bénéficiant d’un congé de maternité, la durée d’absence est indiquée dans le dossier.