Comment planifier un projet?

Pour planifier un projet, il est important de bien le déterminer. Cette planification est importante et doit être réalisée avec beaucoup de soin, car c’est elle qui décide le bon déroulement de la suite. Le projet va être divisé en tâches qui vont ensuite être évaluées en termes de charges, puis réparties. Cette évaluation des charges va permettre d’estimer les besoins en ressources et déterminer la date prévisionnelle de la fin de projet. Le respect du planning du projet ainsi constitué va définir l’échec ou la réussite dudit projet. Détaillons maintenant les étapes de planification d’un projet par lesquelles vous devrez passer.

Déterminer les ressources nécessaires

Pour vous aider à définir les ressources et informations nécessaires pour votre projet, vous pouvez utiliser des logiciels comme WBS pour hiérarchiser les travaux à exécuter. Cet outil va vous permettre à bien :

• planifier toutes les tâches,
• organiser l’ensemble du projet,
• identifier les ressources nécessaires,
• établir le budget prévisionnel,
• octroyer les tâches à chaque ressource.

En tant que chef de projet, c’est à vous de répartir correctement ces ressources sur chaque tâche afin que le projet soit fructueux et exécuté dans les meilleurs délais.

Hiérarchiser les différentes tâches

Une fois les ressources sont déterminées, vous devez maintenant passer à la liste des tâches et à sa hiérarchisation. Vous devez commencer par les tâches prioritaires qui doivent être réalisées en premier. Par la suite, vous devez définir les éventuelles interdépendances afin de mieux anticiper les problèmes. Si vous détectez des prérequis pour la réalisation d’une tâche, vous devrez naturellement les prendre en compte et voir ensuite leur niveau de priorité s’ils doivent être à augmenter ou non.
Les principaux livrables doivent être effectués avec une description complète. D’ailleurs, un exemple de livrable d’un projet peut être fourni pour en faire un modèle. Ces livrables peuvent aussi être distribués en sous-livrables, et les activités et sous-activités liées à leur réalisation listée. Plus le découpage des activités en sous-activités et des livrables en sous-livrables sera fin, plus la réalisation des étapes suivantes pourra être distincte.

Établir un planning des ressources

Après la hiérarchisation des tâches, vous pouvez maintenant organiser l’ensemble de vos ressources (humaines, financières, matérielles). Pour cela votre planning doit :

• Envisagez les dates d’utilisation de chaque ressource, autrement dit, quand et combien de temps allez-vous avoir besoin de vos collaborateurs, de tels outils, matériels, ou équipements ?
• Déterminer la quantité de ressources nécessaires pour chaque tâche du projet. Utilisez le planning pour détailler les ressources dont vous avez besoin au quotidien.
• Concevoir un calendrier détaillé de l’utilisation de chaque ressource. Utilisez les informations précédentes (les quantités nécessaires et les durées d’utilisation des ressources) et rassemblez-les dans un calendrier afin de vous assurer que vous avez correctement attribué vos ressources.

Identifier les risques du projet

Enfin, si vous avez fini de planifier les ressources de vos projets, vous allez maintenant identifier les risques pour anticiper les différents problèmes susceptibles d’impacter ledit projet.  En fait, vous devez répertorier les facteurs de risques comme la disponibilité des ressources humaines, financières et matérielles ; la criticité des tâches, les délais de recrutement ou encore la disponibilité des locaux.
Leurs suites potentielles doivent être classées et évaluées par ordre d’importance et d’impact sur le projet. Que se passe-t-il s’il manque une ressource (membre de l’équipe absent, locaux inaccessibles ou indisponibles, si des coûts cachés surgissent, si un fournisseur ne peut fournir une prestation ou du matériel dans les temps, si la technologie triée au départ ne peut finalement réaliser le projet… Autant de questions auxquelles il faut apporter une réponse tout au long du projet.
Bref, vous voilà maintenant au courant des étapes de planification d’un projet. Nous espérons que cet article a pu vous aider.